أقسام المشروع:
قسم البحث والمتابعة
مهام القسم:
- الـتأكد من انطباق الشروط على الأسر المنتسبة للمشروع.
- دراسة وتحديد احتياجات الأسر من الناحية المعيشية: الإيجار-المساعدات المالية – المساعدات العينية –المساعدات الغذائية – ورفع احتياجات الأسر إلى قسم المساعدات والخدمات لتنفيذها ومتابعتهم في التنفيذ.
- دراسة حاجة القادرين على العمل من أفراد الأسر والبحث عن دورات مناسبة تؤهلهم إلى سوق العمل عن طريق المراكز التدريبية المعتمدة.
- استقبال الاتصالات والطلبات ومتابعة الشكاوى والطلبات المسجلة آلياً بالتنسيق مع الأقسام الأخرى المعنية.
- متابعة قسم التوعية والتدريب والتأهيل وقسم المساعدات والخدمات في تنفيذ أعمالهم والمهام المناطة بهم وجودة الخدمات المقدمة، وحل العوائق والمشاكل التي تواجههم.
- التنسيق مع قسم تطوير العلاقات لإيجاد أفضل القنوات والبرامج التأهيلية والتدريبية.
- متابعة أداء الأسر بالمشروع من خلال النقاط المكتسبة في عملية التأهيل والتدريب.
- وضع سلم ارتقاء الأسر بالمشروع.
- الرفع لإدارة المشروع بتقارير عن أداء الأسر.
- متابعةأداء الجمعيات الخيرية المشاركة في المشروع وموظفيها.
- التواصل مع المدارس الخاصة بالمنتسبين بالمشروع والحصول على تقارير دورية عن مستوياتهم ومراحل تقدمهم.
قسم المساعدات والخدمات
مهام القسم:
- تقديم المساعدات المالية والعينية حسب النظام المتبع والمعتمد للمشروع.
- تقديم مساعداتالحالات الطارئة مثل: الحرائق، السيول، الكوارث ….
- التأمين الطبي لأفراد الأسر.
- التنسيق لتقديم الخدمات في الدوائر الحكومية والأسواق والمستشفيات والمراكز الصحية، والترفيه.
- صيانة المنازل والسيارات للأسر.
- توفير النقل للأسر في حال وجود دوراتتدريبية أو تأهيلية.
- استقبال طلبات الأسر وأبنائها من (أجهزة– دورات – أثاث –وظائف) والرفع بها للأقسام المختصة.
قسم التوعية والتدريب والتأهيل
مهام القسم:
- إقامة الدورات التدريبية والتأهيلية لرفع المستوى العلمي والمهني للأسرة وأفرادها واكتشاف الفرص المتاحة.
- اختيار المراكز والمعاهد بناءً على توصية قسم البحث والمتابعة وتسجيل وإكمال اجراءات تسجيل أفراد الأسر.
- متابعة المتدربين ومستواهم التعليمي في المعاهد وحل العقبات والمشاكل التي تواجههم، والتأكد من جديتهم في التدريب والدراسة.
- وضع حوافز للجادين في برامج التدريب والتأهيل.
- مساعدة المتخرجين في البحث عن وظائف تناسب قدراتهم ومؤهلاتهم.
- اختيار البرامج المناسبة لسوق العمل
قسم العلاقات العامة
مهام القسم:
- تطوير العلاقات والاتفاقيات بين المشروع وسائر المؤسسات والمصالح والمؤسسات الرسمية وغير الرسمية.
- صياغة الاتفاقيات مع الجهات التدريبية والتأهيلية.
- التنسيق مع المؤسسات الإعلامية المتخصصة ووسائل الإعلام المختلفة لإنتاج مواد مطبوعة ومرئية ومسموعة تبرز أنشطة المشروع.
- تغذية موقع المشروع بالمعلومات وإدارة العملية الاتصالية (إدارة المحتوى).
- إدارة حسابات المشروع على مواقع التواصل الاجتماعي.
- الإشراف على بريد المشروع الإلكتروني.
- إعداد تقارير سنوية لنشاطات المشروع بالتنسيق مع الأقسام ذات العلاقة لإبراز هذه النشاطات والمشاريع إعلاميا.
- تنظيم المؤتمرات والندوات والمعارض والمهرجانات والاحتفالات بالتعاون مع الاقسام ذات العلاقة.
- تصوير وتغطية كافة انشطة المشروع واقسامها العلمية.
- تنظيم الارشفة الالكترونية من خلال تخزين الصور للفعاليات والمناسبات الخاصة بالمشروعوأقسامه.
- توفير الدروع وشهادات التقدير والهدايا لمناسبات واحتفالات وفعاليات المشروع.
- قسم الخدمات المساندة(الشؤون المالية والإدارية والمشتريات)
مهام القسم:
- أولاً: الشؤون الإدارية
- الإشراف على جميع العمليات المرتبطة بشؤون الموظفين بالمشروع.
- متابعة حضور وانصراف الموظفين.
- ضبط العمل داخل الإدارات والأقسام.
- استقبال طلبات التوظيف وإنهاء إجراءات الموظفين المنتهية علاقتهم بالمشروع.
- حفظ وتبويب البيانات والمعلومات المتعلقة بموظفي المشروع في الحاسب الآلي.
- دراسة احتياجات المشروع من الوظائف والتخصصات والمؤهلات.
- إعداد الإفادات عن الموظفين وقرارات التكليف والنقل بين إدارات المشروع، وإعداد قرارات الحسم والجزاء.
- متابعة إجازات الموظفين سواء الاعتيادية أو الاضطرارية.
- إعداد تقارير الأداء الوظيفي لجميع الموظفين.
- ثانياً:الشؤون المالية.
- أ- أعداد الميزانية وتشمل: الآتي
- تجميع البيانات المالية المختلفة بالتنسيق مع الوحدات والبرامج بالمشروع وتبويبها بغرض القيام بإعداد الموازنة العامة.
- القيام بتحليل أرقام الموازنة الحالية والصرف الفعلي ومقارنتها بالمتطلبات المستقبلية للبرامج المختلفة لتحديد الموازنة التقديرية.
- إعداد مشروع الموازنة التقديرية ورفعها إلى إدارة المشروع للموافقة عليها.
- تنفيذ الميزانية بعد إقرارها حسب لوائح الصرف والتحصيل.
- ب- إعداد التقارير:
- إعداد التقارير الدورية عن حركة اعتمادات الموازنة ونسبة الصرف منها ورفعها إلى إدارة المشروع لاتخاذ القرارات المناسبة.
- تزويد البرامج والإدارات المختلفة بتقارير المتابعة المالية الدورية وكشوف تحليلية شهرية بارتباطاتها ونسبة أرصدتها المتوفرة على الأبواب المختلفة.
- قسم المشتريات مهامه.
الإدارة والإشراف على أعمال المشتريات بشكل عام
- مراقبة المكاتبات الواردة الي قسم المشتريات ومتابعة الرد عليها
- متابعة دفع مستحقات الموردين للمحافظة على العلاقة الطيبة معهم.
- مقابلة ممثلو الشركات والمؤسسات ومعرفة المستجدات للمواد المراد شراؤها.
- مناقشة العروض مع مدراء مبيعات للحصول على أفضل الأسعار
- زيارة الموردين في مواقع أعمالهم لمعرفة المستنجدات على الساحة.
- البحث عن أفضل مصادر التوريد واقلها تكلفة، وفق إمكانية التوريد في الوقت المناسب.
- تدقيق ومراجعة بيانات طلبات الشراء الموجهة من إدارة المشروع لتأكد من استيفائها قبل البدء في الإجراءات النظامية.
- قيد طلبات الشراء في سجل عن طريق تدخيل البيانات في الحاسب الآلي.
- الاتصال بالموردين عن طريق إعداد مخاطبات للموردين وتلقي عروض المواد ودراستها ومقارنتها والتأكد من مواصفات المواد ومطابقتها مع المواصفات المدونة في طلب الشراء.
- إصدار أوامر الشراء بعد اعتماد إدارة المشروع لها والتأكد من تدوين البيانات المطابقة للمواد المطلوبة.
- متابعة وصول الأصناف والتأكد من مطابقتها للمواصفات المدونة في أمر الشراء بالتنسيق مع قسم المستودعات وجهة الطلب.
- المتابعة مع قسم المستودعات بشأن إصدار سندات الإدخال الخاصة بالمواد المستلمة والعمل على تسديد فواتير الموردين في الوقت المناسب.
- حفظ مستندات طلبات الشراء في الملفات بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
- الاحتفاظ بسجلات/ملفات في الحاسب الآلي عن مشتريات المشروع وعن الموردينوالأسعار والأصناف التي يتم التعامل فيها.
- إعداد التقارير الدورية عن مشتريات المشروع.
- أعمال السكرتارية:
- استلام جميع المراسلات الواردة إلى الإدارة وتسجيلها ثم توزيعها على جهات الاختصاص.
- تسجيل البريد الصادر والوارد في سجلات لإمكان المتابعة وتوزيعه على الجهات المختصة.
- حفظ نسخ من المراسلات الصادرة عن إدارة الشئون المالية، وكذلك حفظ نسخ من القوانين والقرارات والتعاميم والمنشورات التي ترد للإدارة.
- متابعة تأمين احتياجات الإدارة من القرطاسية والنماذج المطبوعة والأدوات والتجهيزات المكتبية والأثاث بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
- متابعة الأمور الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية.
- انجاز جميع أعمال الطباعة.